Back-ups en onleesbaar – dan denken we aan?

Het belang van back-ups is bekend, Technite besteedt er regelmatig aandacht aan. Back-ups maken is slechts een stap. Het controleren ervan wordt nog te vaak overgeslagen. Daardoor kan het gebeuren dat er onleesbare back-ups worden gemaakt en bewaard. Dat is niet het enige. Er is nog een situatie waarbij onleesbaarheid de back-ups onbruikbaar maakt.

Case

De case is zo simpel dat waarschijnlijk bijna iedereen er geen moment bij stil staat. Het is de tweet van @FiloSottile die op een reëel gevaar wijst. Back-ups maken en daarna versleutelen is een proces dat dagelijks gebeurt. Zelfs al het de-crypten en restoren daarvan periodiek gebeurt is daarmee het back-up proces niet volledig onder controle.

Document als fallback

Wat nu als de ingevoerde sleutel niet meer werkt? Als het goed is is er ergens een document waar die sleutel is opgeslagen als fallback. De kwaliteit van dergelijke documenten kan sterk uiteenlopen. Hopelijk is die sleutel een lange reeks van tekens. Is er wel eens geprobeerd die te copy-pasten en daarmee te testen? Als het document een .txt, .odt of .doc(x) bestand is zal dat geen probleem opleveren. Er zijn echter ook situaties waarbij de data als .pdf (nog erg: jpg) wordt opgeslagen. Dan is copy-paste niet te doen en zal elk karakter met de hand moeten worden ingevoerd. Dat is ook het probleem waar @FiloSottile mee te maken kreeg. Bepaalde lettertypes zijn minder geschikt om in een .pdf of .jpg te worden gebruikt. Jammer genoeg zijn dat regelmatig gebruikte fonts, zoals Arial.

Leesbaar na x jaar

De case heeft betrekking op back-ups aan de praat krijgen. Het beschreven probleem is ook elders zichtbaar. Bijna niemand gebruikt meer een fax, dus heeft weinig meer te duchten van thermisch papier dat door ouderdom en licht onleesbaar wordt. Gewone prints op normaal A4 papier zijn echter ook niet eeuwig houdbaar. De manier waarop ze worden opgeslagen en de inkt/toner kwaliteit bepaalt of wat daar staat na soms al na vijf jaar nog wel leesbaar is.

Als er dan geen digitale versie van is (omdat alles bij binnenkomst wordt gescand) kan dat tot serieuze problemen leiden. Zelfs die digitale versie kan tot extra werk leiden, want ook hierbij geldt dat niet elk font even goed leesbaar is. In het geval van rekeningnummers en adressen zijn daar betrekkelijk makkelijke work arounds mogelijk. Bij licentie sleutels en wachtwoorden zijn die er niet.

Onleesbaarheid

We denken vooral aan het scala van individuele bestanden tot complexe databases en vertrouwen op de werking van software dat te voorkomen. We kennen allemaal de uitdaging die het ontcijferen van andermens handschrift kan zijn. En we staan te weinig stil bij het risico dat (geprinte) sleutels, wachtwoorden of licenties onleesbaar worden.