Wat de juiste omgang is met zakelijke e-mailaccounts was ook al voor de AVG een moeilijke vraag. Sinds de AVG is het alleen nog maar lastiger worden. Ook als het gaat om accounts van medewerkers die inmiddels vertrokken zijn. Een Noors bedrijf mag omgerekend € 14.000 betalen voor het overtreden van de regels.
Hoe ging het vroeger?
Overal vertrekken medewerkers. Wat dan moet gebeuren is als het goed is bekend bij personeelszaken en of IT beheer. Sleutels of pasjes om het pand in te komen moeten worden ingeleverd. Toegang tot het netwerk komt te vervallen omdat de accounts worden bevroren, gewist of door het wijzigen van de wachtwoorden.
Dat van die fysieke sleutels is zelden een probleem. Het digitale domein levert nog wel eens problemen op. Een van de redenen daarvoor is dat via e-mail veel informatie wordt gedeeld die ook na het vertrek van de werknemer bekend moet blijven.
Vroeger was de oplossing soms extreem simpel. De postbus van de ex-werknemer bleef actief, maar zijn chef of collega kreeg daar lees- en schrijfrechten. Dat deze methode niet vrij van kritiek was spreekt voor zich. Gelukkig was er de elegantere optie voor een “out-of-office” melding met forward naar een generiek e-mail adres “inkoop@” of dat van de opvolger.
Achter de out-of-office
Die out-of-office is inmiddels redelijk ingeburgerd. Maar wat er achter de schermen gebeurt is de persoon die die melding te zien krijgt niet bekend. Het kan dus nog steeds voorkomen dat de mailbox met de naam van een persoon wordt uitgelezen door collega’s die er nog wel werken.
Dat gebeurde dus ook bij een Noors bedrijf. De oud werknemer kwam er achter (hoe is onbekend) dat de afdelingschef de mailbox in leven hield, de mails las en beantwoordde. Daar was de oud werknemer het niet mee eens. De toezichthouder ook niet. Een forse boete was het gevolg. Het argument dat de mailbox live en gemonitord moest blijven voor klantcontact en commercie werd van tafel geveegd.
De case roept meerdere vragen op, maar een ding is duidelijk. De omgang met e-mailaccounts van oud-medewerkers verlangt door de AVG serieus aandacht. Improviseren of commercie prioriteit geven is onverstandig.
