Consumenten zijn niet de enige die gratis cloudstorage in overweging nemen, ook zakelijke gebruikers vinden dergelijk aanbod interessant. Dat men daarbij alle risico’s en nadelen heeft onderzocht is onwaarschijnlijk.
Gratis en voorwaarden
Storage van data in de cloud is makkelijk. Als iets “de cloud” aan bekendheid en populariteit heeft geholpen is dat het wel. Het aanbod van aanbieders van cloudstorage kan ook erg interessant zijn. Voor consumenten is er in de regel een “gratis” aanbod. Beperkte opslagcapaciteit en weinig mogelijkheden tot het beheren worden als acceptabel wisselgeld gezien. Dat de cloudproviders via de voorwaarden toegang tot de data hebben en er geld aan kunnen verdienen wordt voor het gemak vaak weggewimpeld.
Zakelijk en gratis
Zakelijke gebruiker hebben ook een behoefte aan storage. Cloudstorage komt daar snel op tafel als een interessante optie. Als dat aanbod gratis is, dan is het helemaal een makkelijke keuze. Niet alleen eenpitters of het MKB zwichten dan voor deze verleiding. Het verschijnsel shadow IT heeft ook betrekking op dit soort aanbod als het wordt gebruikt door medewerkers van grotere bedrijven en zelfs overheidsinstellingen.
IT beheerders hebben steeds meer mogelijkheden te controleren of data op dat soort locaties staat opgeslagen. De vraag is wel of ze daarbij over de juiste argumenten beschikken om de medewerkers op dat foute gedrag aan te spreken.
Veelal zal namelijk het simpele argument opgaan dat alleen omgevingen en apps die door IT , en daarmee de directie, zijn goedgekeurd zijn toegestaan. Wat daarbij ontbreekt is de uitleg waarom niet elke cloudstorage omgeving door de beugel kan.
Mini shortlist
Het aantal punten waar men in welke rol dan ook op zou moeten letten is daarbij niet eens zo omvangrijk.
- Als eerste moet duidelijk zijn waar de data wordt opgeslagen. “In de cloud” is niet het goede antwoord. Een cloudaanbieder die data buiten de EU opslaat kan om die reden afvallen.
- Ook bekend moet zijn of de cloudstorage aanbieder zich het recht voorbehoud om door de data te struinen. Waar dat het geval is, is het uitgesloten dat bedrijfsgevoelige data aan die cloud wordt toevertrouwd
- Dan is er nog een punt dat men makkelijk over het hoofd ziet. Als de data die men bedrijfsmatig in de cloud wil zetten gegevens van derden bevat, weten die dan dat dit gebeurt. Hebben zij daar ook toestemming voor gegeven?
Deze drie punten zijn een goede start om de keuze te kunnen maken voor cloudstorage. Wie naar het gratis aanbod kijkt zal al snel merken dat een aantal partijen afvalt.
De mini shortlist is verder goed te gebruiken voor al die situaties waarin tijdelijke opslag nodig is. Zowel eigen personeel als externen gaan hier regelmatig de mist in. Snel iets online zetten voor beperkte duur op een gratis platform klinkt als een uitkomst. Het risico dat men daarmee neemt is echter te makkelijk te groot. Gratis cloudstorage is in de zakelijke omgeving iets waarover beter moet worden nagedacht.
